Manual de Usuario
Sistema de Gestión para Gimnasios - Guía Completa
Sistema de Gestión para Gimnasios - Guía Completa
About a Gym es un sistema integral de gestión diseñado específicamente para gimnasios y centros deportivos. Esta plataforma permite administrar de manera eficiente todos los aspectos de su negocio, desde la gestión de clientes y membresías hasta el control de clases, ventas de productos y seguimiento financiero.
Este manual le guiará a través de todas las funcionalidades del sistema, explicando paso a paso cómo sacar el máximo provecho de cada módulo.
Para acceder al sistema, siga estos pasos:
Nota: Si es la primera vez que accede al sistema, utilice la contraseña temporal proporcionada por su administrador. El sistema le permitirá cambiarla después del primer inicio de sesión.
Si ha olvidado su contraseña, puede recuperarla siguiendo estos pasos:
El sistema cuenta con tres tipos de usuarios, cada uno con diferentes niveles de acceso:
| Tipo de Usuario | Descripción | Funcionalidades Disponibles |
|---|---|---|
| Administrador | Control total del sistema | Acceso a todos los módulos, incluyendo configuración, informes, gestión de membresías, clases, productos, etc. |
| Entrenador | Gestión de clases y clientes | Gestión de clases, control de asistencias, seguimiento de clientes, asignación de rutinas |
| Cliente | Usuario final | Visualización de su perfil, rutinas asignadas, inscripción a clases, historial de pagos |
El Dashboard es la pantalla principal que verá después de iniciar sesión. Esta interfaz le proporciona una visión general de la información más relevante según su tipo de usuario.
El panel de administrador incluye:
El Dashboard de Administrador incluye una sección específica para visualizar y gestionar los clientes recientemente registrados en el sistema:
Esta funcionalidad permite buscar clientes según su fecha de registro en el sistema:
Consejo: Esta funcionalidad es especialmente útil para realizar seguimiento de campañas de captación de clientes, identificar tendencias de crecimiento o verificar la actividad de registro en períodos específicos.
El panel de entrenador incluye:
El panel de cliente incluye:
Múltiples Membresías: Si el cliente tiene varias membresías activas, el dashboard mostrará cada una individualmente con su información específica, además de un resumen de todos los accesos combinados disponibles.
El módulo de Clientes permite administrar toda la información relacionada con los usuarios del gimnasio. Para acceder, haga clic en "Clientes" en el menú lateral.
En la pantalla principal, verá un listado de todos los clientes registrados en el sistema. Puede:
Para agregar un nuevo cliente:
Una vez creado el cliente, el sistema generará automáticamente una contraseña temporal que deberá proporcionar al nuevo usuario para su primer inicio de sesión.
Nota sobre contraseñas: El sistema genera automáticamente una contraseña temporal segura para cada nuevo cliente. Esta contraseña se forma combinando la primera letra del nombre (mayúscula), las primeras tres letras del apellido del cliente, seguidas de los últimos cuatro dígitos de su teléfono. Por ejemplo, para "Juan Perez" teléfono "1145678876", la contraseña sería "Jper8876". Es importante proporcionar esta contraseña al cliente para su primer acceso, momento en el cual se le solicitará cambiarla. De todas formas el sistema le brindará la contraseña al momento de la creación del cliente
Para editar la información de un cliente existente:
Para acceder a la información detallada de un cliente:
Importante: Eliminar un cliente borrará permanentemente todos sus datos asociados (membresías, pagos, asistencias, etc.). Esta acción no puede deshacerse. Se recomienda poner inactivos a clientes en lugar de eliminarlos si solo quiere restringir su acceso temporalmente.
El sistema permite gestionar diferentes tipos de membresías según las necesidades de su gimnasio:
Acceso ilimitado a musculación y todas las clases durante un mes.
Acceso ilimitado a musculación y todas las clases durante tres meses.
Acceso ilimitado a musculación y todas las clases durante un año.
Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un mes, sin restricción de días.
Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante tres meses, sin restricción de días.
Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un año, sin restricción de días.
Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un mes, tres veces por semana.
Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante tres mes, tres veces por semana.
Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un año, tres veces por semana.
Acceso únicamente a clases (sin musculación) durante un mes.
Acceso únicamente a clases (sin musculación) durante tres meses.
Acceso únicamente a clases (sin musculación) durante un año.
Acceso a una clase específica (requiere seleccionar la clase) durante un mes.
Acceso a una clase específica (requiere seleccionar la clase) durante tres meses.
Acceso a una clase específica (requiere seleccionar la clase) durante un año.
El sistema permite que un cliente tenga múltiples membresías activas simultáneamente, cada una con diferentes tipos de acceso y fechas de vencimiento:
El cliente tendrá acceso a rutinas si cualquiera de sus membresías activas lo permite (MUSCULACION o COMPLETA).
El cliente tendrá acceso a clases si cualquiera de sus membresías activas lo permite (CLASES_GRUPALES o COMPLETA).
El cliente tendrá acceso a musculación si cualquiera de sus membresías activas lo permite (MUSCULACION o COMPLETA).
Cuando un cliente tiene múltiples membresías activas, su dashboard mostrará:
Al escanear el código QR de un cliente con múltiples membresías activas, el sistema mostrará:
Ejemplo Práctico: Un cliente puede tener simultáneamente una "Mensual Musculación" (vence 28/02/2024) y una "Mensual Clases" (vence 15/03/2024). Esto le dará acceso completo a musculación y clases hasta el 28/02, y solo a clases del 01/03 al 15/03.
Para asignar una membresía a un cliente:
El sistema calculará automáticamente la fecha de finalización según el tipo de membresía seleccionado.
Después de crear una membresía, puede registrar el pago correspondiente:
Nota: Las membresías tienen un período de gracia de 7 días después de su vencimiento. Durante este período, el cliente seguirá inscripto en las clases, permitiéndole renovar su membresía sin perder la inscripción. Si no se renueva la membresía en ese tiempo, se da de baja automáticamente de las clases inscriptas.
Importante: Las membresías activas que no reciben pago tienen un período de gracia de 7 días desde su fecha de creación. Si no se registra un pago durante este período, el cliente no podrá ingresar al gimnasio y no podrá inscribirse en nuevas clases. Las inscripciones existentes a clases permanecerán activas hasta que sean dadas de baja manualmente por un administrador.
Para renovar una membresía próxima a vencer:
Nota: Una vez que se renueva la membresía de un cliente, la membresía anterior dejará de estar "vencida" y pasará al estado "Histórica".
El sistema incluye una funcionalidad de archivado automático de membresías antiguas para mantener la base de datos organizada y mejorar el rendimiento del sistema.
Las membresías archivadas son aquellas membresías inactivas que han pasado más de 3 meses desde su fecha de finalización. Estas membresías se consideran "históricas" y se archivan automáticamente para mantener limpia la vista principal de membresías.
El sistema ejecuta automáticamente un proceso mensual de archivado con las siguientes características:
Por defecto, las membresías archivadas están ocultas en la vista principal para mantener el listado limpio y enfocado en las membresías activas y recientes. Para visualizarlas:
Importante: El orden de las membresías permanece consistente independientemente de si el checkbox "Mostrar archivadas" está activado o desactivado. Las membresías se ordenan siempre por fecha de inicio (más recientes primero) y, en caso de fechas iguales, por ID (más recientes primero).
Cuando visualiza membresías archivadas, el sistema las identifica claramente:
Las membresías archivadas NO se incluyen en los contadores del Dashboard principal:
Ejemplo: Si un gimnasio tiene 11 membresías no archivadas (9 activas, 1 histórica, 1 vencida) y 6 membresías archivadas, el Dashboard mostrará solo las 11 membresías no archivadas en los contadores. Las 6 archivadas estarán disponibles activando el checkbox "Mostrar archivadas" en el módulo de Membresías.
Un administrador necesita revisar la membresía de un ex-cliente de hace 6 meses. Activa "Mostrar archivadas" y busca la información sin problemas.
El contador necesita verificar pagos de membresías del año anterior. Todas las membresías archivadas mantienen su información de pagos completa.
Se requiere un reporte de todas las membresías vendidas en el último año. Las archivadas se pueden incluir en el análisis activando el checkbox.
El sistema gestiona automáticamente las inscripciones a clases cuando se renueva una membresía con un tipo diferente:
Cambio Importante de Acceso: Cuando un cliente renueva su membresía con un tipo que no incluye acceso a clases (por ejemplo "Mensual Musculación"), el sistema automáticamente dará de baja al cliente de todas las clases en las que estaba inscripto.
Si un cliente tenía una membresía que incluía clases y renueva con una membresía de solo musculación, será dado de baja automáticamente de todas sus clases.
Si un cliente tenía solo musculación y renueva con una membresía que incluye clases, no se inscribe automáticamente a ninguna clase. Deberá inscribirse manualmente a las clases que desee.
Recomendación: Siempre informe al cliente sobre estos cambios automáticos al momento de renovar su membresía con un tipo diferente. Esto evitará confusiones y permitirá al cliente tomar decisiones informadas sobre su nueva membresía.
El módulo de Clases permite gestionar todas las actividades grupales ofrecidas por el gimnasio. Para acceder, haga clic en "Clases" en el menú lateral.
En la pantalla principal verá un listado de todas las clases registradas, con la siguiente información:
Para crear una nueva clase (solo administradores):
Un cliente puede inscribirse en una clase en los siguientes casos:
Al momento de registrar a un cliente en una clase, el sistema verifica automáticamente:
Para inscribir a un cliente en una clase:
Nota: Puede inscribir a un cliente en una clase sin tener membresía de clases marcando la casilla de "inscripción permanente" (por ejemplo para que un cliente pruebe una clase determinada).
El sistema gestiona automáticamente las inscripciones cuando un cliente renueva su membresía con un tipo diferente que afecta su acceso a clases:
Baja Automática: Cuando un cliente renueva su membresía y el nuevo tipo no incluye acceso a las clases en las que está inscripto, el sistema lo dará de baja automáticamente de esas clases.
Importante para administradores: Siempre comunique al cliente estos cambios automáticos al momento de procesar la renovación de membresía. Si el cliente desea mantener acceso a sus clases actuales, considere ofrecerle un tipo de membresía que incluya esos accesos.
Para registrar la asistencia a una clase:
Nota: Los clientes pueden cancelar su inscripción a una clase hasta 24 horas antes del horario programado. Después de ese límite, la cancelación solo puede ser realizada por un administrador o entrenador.
Para ver el historial de asistencias o inasistencias de un cliente específico:
El sistema permite controlar el acceso al gimnasio mediante códigos QR personalizados para cada cliente o de forma manual buscando al cliente activando el botón (toggle) que se encuentra arriba de la imagen de la cámara:
Nota: El código QR es único para cada cliente y no puede ser compartido. El sistema detectará intentos de uso múltiple del mismo código en un período corto de tiempo.
Nota: También se puede registrar el ingreso de forma manual, ingresando a "Escanear QR para ingreso" y luego activando el botón (toggle) que se encuentra arriba de la imagen de la cámara.
Para registrar la asistencia a las áreas de musculación (sin clase específica):
Para ver los ingresos de cada cliente (solo administradores):
Nota: En el Dashboard se encontrará un botón para poder ver todos los ingresos diarios. Puede seleccionar cualquier fecha para ver los ingresos específicos de ese día.
El sistema permite crear plantillas (Templates) de rutinas que pueden ser asignadas a múltiples clientes:
Para asignar una rutina a un cliente específico:
Nota: Los clientes pueden acceder a sus rutinas asignadas desde su dashboard personal. Pueden visualizar los detalles pero no pueden modificarlos.
La Calculadora de Ritmos es una herramienta avanzada para entrenadores y clientes, que permite calcular zonas de entrenamiento personalizadas basadas en diferentes parámetros como VAM (Velocidad Aeróbica Máxima), frecuencia cardíaca y tiempos de carrera.
Esta función permite convertir un ritmo de carrera expresado en minutos y segundos por kilómetro a velocidad en kilómetros por hora:
Para calcular sus zonas personalizadas de entrenamiento:
Nota: Las zonas R4, R5 y R6 no muestran valores de frecuencia cardíaca ni VO2max porque corresponden a esfuerzos anaeróbicos que superan el 100% del consumo máximo de oxígeno.
Una vez calculadas las zonas, el sistema mostrará una tabla detallada con:
Esta herramienta es especialmente útil para:
Importante: Los cálculos proporcionados son estimaciones basadas en modelos fisiológicos estándar. Los resultados pueden variar según condiciones individuales como edad, nivel de entrenamiento, altitud, temperatura y otros factores.
El sistema permite gestionar la venta de productos como bebidas y suplementos. Para acceder, haga clic en "Productos" en el menú lateral.
Para registrar la venta de un producto:
El sistema actualizará automáticamente el stock del producto y registrará el ingreso en caja.
Para registrar la reposición de stock de un producto:
Para ver el historial completo de ventas:
Nota: Al cargar un nuevo producto el stock debe ser 0 (cero) y luego presionar en reponer para cargar el stock y que el costo figure en la caja.
El sistema permite realizar un seguimiento detallado de las mediciones físicas de los clientes:
Para visualizar el progreso de un cliente en el tiempo:
Los clientes también pueden visualizar su propio progreso desde su dashboard personal.
El módulo de Caja permite gestionar todos los movimientos financieros del gimnasio. Para acceder, haga clic en "Caja" en el menú lateral (solo disponible para administradores).
El sistema proporciona diferentes reportes financieros:
Muestra todos los ingresos y egresos de un día específico, con el balance final.
Proporciona un resumen de los ingresos y egresos agrupados por categoría para un mes seleccionado.
Muestra la evolución de ingresos y egresos a lo largo de los meses de un año seleccionado.
Para realizar el cierre de caja diario:
About a Gym es una aplicación web totalmente responsive, lo que significa que puede acceder desde cualquier dispositivo (computadora, tablet o smartphone) con una experiencia optimizada según el tamaño de pantalla.
Puede instalar About a Gym como una aplicación en su dispositivo móvil para acceder más rápidamente:
Recomendación: Para el control de acceso mediante QR, es recomendable utilizar un dispositivo con cámara (tablet o smartphone) ubicado en la entrada del gimnasio.
En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en "¿Olvidó su contraseña?" e ingrese su correo electrónico. Recibirá instrucciones para restablecerla.
Sí, el sistema es completamente responsive y puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet (computadora, tablet, smartphone).
Sí, todos los datos se almacenan de forma segura y se realizan backups automáticos periódicamente. Además, las contraseñas están encriptadas.
El sistema tiene un período de gracia de 7 días después del vencimiento, durante el cual el cliente sigues inscripto en las clases. Después de este período, las inscripciones en las clases se darán de baja automáticamente.
El entrenador a cargo puede registrar la asistencia accediendo a los detalles de la clase y marcando a cada cliente como "Presente" o "Ausente".
Sí, los clientes pueden cancelar su inscripción hasta 24 horas antes del horario programado. Después de ese límite, la cancelación solo puede ser realizada por un administrador o entrenador.
Intente refrescar la página (F5). Si el problema persiste, verifique su conexión a internet. Si aún no se resuelve, contacte al soporte técnico.
Varios módulos (como Reportes, Clientes, Membresías) tienen la opción de exportar datos en formato Excel. Busque el botón "Exportar" en el Dashboard.
No, About a Gym requiere conexión a internet para funcionar correctamente, ya que es una aplicación web que necesita comunicarse con el servidor.
Existen dos formas de verificar esta información:
Sí, el sistema permite que un cliente tenga múltiples membresías activas simultáneamente. Cada membresía puede tener diferentes tipos de acceso y fechas de vencimiento independientes.
El sistema automáticamente dará de baja al cliente de todas las clases en las que estaba inscripto, ya que la nueva membresía no incluye acceso a clases. Esta acción es irreversible y se ejecuta inmediatamente al crear la nueva membresía.
El cliente tendrá acceso a todos los servicios que cubran cualquiera de sus membresías activas. Por ejemplo, si tiene una membresía de musculación y otra de clases, podrá acceder tanto a musculación como a clases grupales.
En el dashboard del cliente se muestran todas sus membresías activas con sus respectivos detalles: tipo, fecha de expiración, estado y permisos. También se muestra un resumen de los accesos combinados disponibles.
Sí, al escanear el código QR del cliente se muestra información completa de todas sus membresías activas, incluyendo fechas de expiración y un resumen de todos los accesos disponibles.
Las membresías archivadas son aquellas membresías inactivas que han pasado más de 3 meses desde su fecha de finalización. Se archivan automáticamente el primer día de cada mes para mantener la vista principal limpia y organizada.
No, las membresías archivadas NO se eliminan. Solo se marcan como "archivadas" con su fecha de archivado. Todos los datos (cliente, pagos, fechas, etc.) se conservan permanentemente en el sistema.
En el módulo de Membresías, active el checkbox "Mostrar archivadas" ubicado en la parte superior del listado. Las membresías archivadas aparecerán identificadas con una etiqueta gris "Archivada".
No, los contadores del Dashboard (Activas, Históricas, Vencidas, Por Vencer) solo cuentan membresías NO archivadas. Esto mantiene las estadísticas enfocadas en membresías relevantes y recientes.
El proceso de archivado es automático y está diseñado para membresías antiguas (más de 3 meses de antigüedad). Sin embargo, los datos permanecen en el sistema y pueden consultarse activando "Mostrar archivadas".
El sistema ejecuta automáticamente el proceso de archivado el día 1 de cada mes a las 2:00 AM. Solo archiva membresías inactivas con más de 3 meses desde su fecha de finalización que no hayan sido archivadas previamente.
No, el orden permanece consistente independientemente del estado del checkbox. Las membresías siempre se ordenan por fecha de inicio descendente (más recientes primero) y, en caso de fechas iguales, por ID descendente.