Sistema de Gestión para Gimnasios - Guía Completa

Contenido

Introducción

About a Gym es un sistema integral de gestión diseñado específicamente para gimnasios y centros deportivos. Esta plataforma permite administrar de manera eficiente todos los aspectos de su negocio, desde la gestión de clientes y membresías hasta el control de clases, ventas de productos y seguimiento financiero.

Características Principales

  • Control de acceso mediante códigos QR
  • Gestión completa de clientes y membresías
  • Administración de clases y control de asistencias
  • Seguimiento de rutinas y evolución física
  • Venta de productos (suplementos, bebidas, etc.)
  • Estadísticas y reportes detallados
  • Control financiero y cierre de caja
  • Sistema de backups automáticos
  • Acceso multidispositivo (responsive)

Este manual le guiará a través de todas las funcionalidades del sistema, explicando paso a paso cómo sacar el máximo provecho de cada módulo.

Acceso al Sistema

Iniciar Sesión

Para acceder al sistema, siga estos pasos:

  1. Abra su navegador web e ingrese la URL proporcionada por su administrador.
  2. En la pantalla de inicio de sesión, ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña.
  3. Haga clic en el botón "Iniciar Sesión".

Nota: Si es la primera vez que accede al sistema, utilice la contraseña temporal proporcionada por su administrador. El sistema le permitirá cambiarla después del primer inicio de sesión.

Recuperación de Contraseña

Si ha olvidado su contraseña, puede recuperarla siguiendo estos pasos:

  1. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en "¿Olvidó su contraseña?"
  2. Ingrese la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta.
  3. Recibirá un correo electrónico con instrucciones para restablecer su contraseña.

Tipos de Usuarios

El sistema cuenta con tres tipos de usuarios, cada uno con diferentes niveles de acceso:

Tipo de Usuario Descripción Funcionalidades Disponibles
Administrador Control total del sistema Acceso a todos los módulos, incluyendo configuración, informes, gestión de membresías, clases, productos, etc.
Entrenador Gestión de clases y clientes Gestión de clases, control de asistencias, seguimiento de clientes, asignación de rutinas
Cliente Usuario final Visualización de su perfil, rutinas asignadas, inscripción a clases, historial de pagos

Dashboard Principal

El Dashboard es la pantalla principal que verá después de iniciar sesión. Esta interfaz le proporciona una visión general de la información más relevante según su tipo de usuario.

Administrador
Entrenador
Cliente

Dashboard de Administrador

El panel de administrador incluye:

  • Resumen financiero (ingresos diarios, mensuales y anuales). Gráfico con ingreos anuales.
  • Clases activas.
  • Historial de Membresías. Activas, históricas, vencidas, inactivas y próximas a vencerse.
  • Clientes registrados, activos e inactivos.
  • Panel de Clientes Recién Creados, que muestra los nuevos registros con su fecha y hora de creación.
  • Productos con stock bajo.
  • Accesos directos a las funciones más utilizadas
  • Historial de ingresos al gimnasio por día
  • Exportar datos a Excel

Panel de Clientes Recién Creados

El Dashboard de Administrador incluye una sección específica para visualizar y gestionar los clientes recientemente registrados en el sistema:

  1. La tarjeta "Clientes Creados" muestra un listado de los clientes registrados más recientemente
  2. Por defecto, muestra los clientes creados en la fecha actual
  3. Cada cliente se muestra con su nombre completo y la fecha y hora exacta de creación
  4. Un contador en la esquina superior muestra la cantidad total de clientes que cumplen con el criterio de filtrado

Filtrado por Fechas de Creación

Esta funcionalidad permite buscar clientes según su fecha de registro en el sistema:

  1. En la parte superior de la tarjeta "Clientes Creados", encontrará dos selectores de fecha:
    • Seleccione una fecha "Desde" en el primer selector
    • Seleccione una fecha "Hasta" en el segundo selector
  2. Haga clic en el botón "Filtrar" para ver los clientes creados en ese período
  3. El sistema mostrará todos los clientes registrados dentro del rango de fechas seleccionado
  4. El contador se actualizará para mostrar el número total de registros encontrados

Consejo: Esta funcionalidad es especialmente útil para realizar seguimiento de campañas de captación de clientes, identificar tendencias de crecimiento o verificar la actividad de registro en períodos específicos.

Dashboard de Entrenador

El panel de entrenador incluye:

  • Acceso rápido a perfiles de clientes
  • Listado de clases programadas para el día
  • Control de asistencia para clases actuales
  • Inscripción de clientes en sus clases

Dashboard de Cliente

El panel de cliente incluye:

  • Estado de todas sus membresías activas (tipo, fecha de vencimiento de cada una)
  • Resumen de accesos disponibles basado en todas sus membresías
  • Próximas clases inscriptas
  • Rutinas asignadas
  • Progreso de sus mediciones físicas (peso, IMC)
  • Historial de pagos recientes
  • Código QR personal para acceso al gimnasio

Múltiples Membresías: Si el cliente tiene varias membresías activas, el dashboard mostrará cada una individualmente con su información específica, además de un resumen de todos los accesos combinados disponibles.

Gestión de Clientes

Listado de Clientes

El módulo de Clientes permite administrar toda la información relacionada con los usuarios del gimnasio. Para acceder, haga clic en "Clientes" en el menú lateral.

En la pantalla principal, verá un listado de todos los clientes registrados en el sistema. Puede:

  • Buscar clientes por nombre, apellido o correo electrónico
  • Filtrar clientes por estado (activo/inactivo)
  • Ver detalles completos de cada cliente
  • Activar o desactivar clientes mediante el interruptor de estado

Agregar Nuevo Cliente

Para agregar un nuevo cliente:

  1. Haga clic en el botón "Nuevo Cliente"
  2. Complete el formulario con los datos personales:
    • Nombre y apellido
    • Correo electrónico (será su nombre de usuario)
    • Teléfono
    • Fecha de nacimiento
  3. Haga clic en "Guardar"

Una vez creado el cliente, el sistema generará automáticamente una contraseña temporal que deberá proporcionar al nuevo usuario para su primer inicio de sesión.

Nota sobre contraseñas: El sistema genera automáticamente una contraseña temporal segura para cada nuevo cliente. Esta contraseña se forma combinando la primera letra del nombre (mayúscula), las primeras tres letras del apellido del cliente, seguidas de los últimos cuatro dígitos de su teléfono. Por ejemplo, para "Juan Perez" teléfono "1145678876", la contraseña sería "Jper8876". Es importante proporcionar esta contraseña al cliente para su primer acceso, momento en el cual se le solicitará cambiarla. De todas formas el sistema le brindará la contraseña al momento de la creación del cliente

Modificar Cliente

Para editar la información de un cliente existente:

  1. Localice al cliente en la lista
  2. Haga clic en el botón "Modificar"
  3. Actualice los campos necesarios
  4. Haga clic en "Guardar"

Ver Detalles del Cliente

Para acceder a la información detallada de un cliente:

  1. Haga clic en el botón "Ver Detalle" junto al nombre del cliente
  2. Se abrirá una nueva pantalla con toda la información del cliente:
    • Datos personales
    • Membresías actuales y pasadas
    • Historial de pagos
    • Rutinas asignadas
    • Clases inscriptas
    • Seguimientos y mediciones
    • Historial de asistencias

Importante: Eliminar un cliente borrará permanentemente todos sus datos asociados (membresías, pagos, asistencias, etc.). Esta acción no puede deshacerse. Se recomienda poner inactivos a clientes en lugar de eliminarlos si solo quiere restringir su acceso temporalmente.

Gestión de Membresías

Tipos de Membresías

El sistema permite gestionar diferentes tipos de membresías según las necesidades de su gimnasio:

Mensual Completa

Acceso ilimitado a musculación y todas las clases durante un mes.

Trimestral Completa

Acceso ilimitado a musculación y todas las clases durante tres meses.

Anual Completa

Acceso ilimitado a musculación y todas las clases durante un año.

Mensual Musculación Libre

Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un mes, sin restricción de días.

Trimestral Musculación Libre

Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante tres meses, sin restricción de días.

Anual Musculación Libre

Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un año, sin restricción de días.

Mensual Musculación Limitado

Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un mes, tres veces por semana.

Trimestral Musculación Limitado

Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante tres mes, tres veces por semana.

Anual Musculación Limitado

Acceso solo a área de musculación (sin clases) durante un año, tres veces por semana.

Mensual Clases

Acceso únicamente a clases (sin musculación) durante un mes.

Trimestral Clases

Acceso únicamente a clases (sin musculación) durante tres meses.

Anual Clases

Acceso únicamente a clases (sin musculación) durante un año.

Mensual Clase Única

Acceso a una clase específica (requiere seleccionar la clase) durante un mes.

Trimestral Clase Única

Acceso a una clase específica (requiere seleccionar la clase) durante tres meses.

Anual Clase Única

Acceso a una clase específica (requiere seleccionar la clase) durante un año.

Múltiples Membresías Activas

El sistema permite que un cliente tenga múltiples membresías activas simultáneamente, cada una con diferentes tipos de acceso y fechas de vencimiento:

Ventajas de las Múltiples Membresías:

  • Flexibilidad de Acceso: Un cliente puede combinar diferentes tipos de acceso (por ejemplo, musculación + una clase específica)
  • Fechas de Vencimiento Escalonadas: Cada membresía puede tener una fecha de expiración diferente
  • Acceso Combinado: El cliente tendrá acceso a todos los servicios que cubran sus membresías activas
  • Visualización Completa: En el dashboard del cliente se muestran todas sus membresías activas con sus respectivos detalles

Cómo Funciona el Acceso Combinado:

Acceso a Rutinas

El cliente tendrá acceso a rutinas si cualquiera de sus membresías activas lo permite (MUSCULACION o COMPLETA).

Acceso a Clases

El cliente tendrá acceso a clases si cualquiera de sus membresías activas lo permite (CLASES_GRUPALES o COMPLETA).

Acceso a Musculación

El cliente tendrá acceso a musculación si cualquiera de sus membresías activas lo permite (MUSCULACION o COMPLETA).

Información en Dashboard del Cliente:

Cuando un cliente tiene múltiples membresías activas, su dashboard mostrará:

  • Listado completo de todas sus membresías activas
  • Fecha de expiración individual de cada membresía
  • Estado de cada membresía (ACTIVA)
  • Permisos específicos de cada membresía
  • Resumen de accesos combinados disponibles

Código QR con Múltiples Membresías:

Al escanear el código QR de un cliente con múltiples membresías activas, el sistema mostrará:

  • Información completa de todas las membresías activas
  • Fechas de expiración de cada membresía
  • Resumen de todos los accesos disponibles
  • Estado combinado de permisos (Musculación, Clases Grupales, Rutinas Personalizadas)

Ejemplo Práctico: Un cliente puede tener simultáneamente una "Mensual Musculación" (vence 28/02/2024) y una "Mensual Clases" (vence 15/03/2024). Esto le dará acceso completo a musculación y clases hasta el 28/02, y solo a clases del 01/03 al 15/03.

Crear Nueva Membresía

Para asignar una membresía a un cliente:

  1. Acceda al módulo de "Membresías" desde el menú lateral
  2. Haga clic en el botón "Nueva Membresía"
  3. Seleccione el cliente
  4. Elija el tipo de membresía
  5. Establezca la fecha de inicio (por defecto, la fecha actual)
  6. Ingrese el precio
  7. Si es una membresía de clase única, seleccione la clase específica
  8. Haga clic en "Guardar"

El sistema calculará automáticamente la fecha de finalización según el tipo de membresía seleccionado.

Registrar Pago

Después de crear una membresía, puede registrar el pago correspondiente:

  1. En el listado de membresías, localice la membresía recién creada
  2. Haga clic en "Registrar Pago"
  3. Complete el formulario de pago:
    • Fecha (por defecto, la fecha actual)
    • Monto (pre-completado con el precio de la membresía)
    • Método de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia)
  4. Haga clic en "Confirmar Pago"

Nota: Las membresías tienen un período de gracia de 7 días después de su vencimiento. Durante este período, el cliente seguirá inscripto en las clases, permitiéndole renovar su membresía sin perder la inscripción. Si no se renueva la membresía en ese tiempo, se da de baja automáticamente de las clases inscriptas.

Importante: Las membresías activas que no reciben pago tienen un período de gracia de 7 días desde su fecha de creación. Si no se registra un pago durante este período, el cliente no podrá ingresar al gimnasio y no podrá inscribirse en nuevas clases. Las inscripciones existentes a clases permanecerán activas hasta que sean dadas de baja manualmente por un administrador.

Renovación de Membresías

Para renovar una membresía próxima a vencer:

  1. Acceda al módulo de "Membresías" desde el menú lateral
  2. Haga clic en el botón "Nueva Membresía"
  3. Seleccione el cliente
  4. Elija el tipo de membresía
  5. Establezca la fecha de inicio (por defecto, la fecha actual)
  6. Ingrese el precio
  7. Si es una membresía de clase única, seleccione la clase específica
  8. Haga clic en "Guardar"

Nota: Una vez que se renueva la membresía de un cliente, la membresía anterior dejará de estar "vencida" y pasará al estado "Histórica".

Cambio Automático de Accesos según Tipo de Membresía

El sistema gestiona automáticamente las inscripciones a clases cuando se renueva una membresía con un tipo diferente:

Cambio Importante de Acceso: Cuando un cliente renueva su membresía con un tipo que no incluye acceso a clases (por ejemplo "Mensual Musculación"), el sistema automáticamente dará de baja al cliente de todas las clases en las que estaba inscripto.

Escenarios Comunes:

De Clases a Solo Musculación

Si un cliente tenía una membresía que incluía clases y renueva con una membresía de solo musculación, será dado de baja automáticamente de todas sus clases.

De Musculación a Clases

Si un cliente tenía solo musculación y renueva con una membresía que incluye clases, no se inscribe automáticamente a ninguna clase. Deberá inscribirse manualmente a las clases que desee.

Proceso Automático del Sistema:

  1. Al crear la nueva membresía, el sistema verifica el tipo de acceso
  2. Compara los permisos de la membresía anterior con la nueva
  3. Si la nueva membresía no permite acceso a clases, o permite acceso solo a una clase específica diferente:
    • Da de baja automáticamente al cliente de todas las clases incompatibles
    • Conserva las inscripciones solo a clases compatibles con la nueva membresía

Recomendación: Siempre informe al cliente sobre estos cambios automáticos al momento de renovar su membresía con un tipo diferente. Esto evitará confusiones y permitirá al cliente tomar decisiones informadas sobre su nueva membresía.

Gestión de Clases

Listado de Clases

El módulo de Clases permite gestionar todas las actividades grupales ofrecidas por el gimnasio. Para acceder, haga clic en "Clases" en el menú lateral.

En la pantalla principal verá un listado de todas las clases registradas, con la siguiente información:

  • Nombre de la clase
  • Día y horario
  • Entrenador asignado
  • Cupo máximo de participantes
  • Cantidad de inscriptos actuales

Crear Nueva Clase

Para crear una nueva clase (solo administradores):

  1. Haga clic en el botón "Nueva Clase"
  2. Complete el formulario con los datos de la clase:
    • Nombre de la clase
    • Descripción
    • Día de la semana
    • Horario de inicio
    • Entrenador responsable
    • Cupo máximo
  3. Haga clic en "Guardar"

Requisitos para inscribirse en una clase

Un cliente puede inscribirse en una clase en los siguientes casos:

  • Membresía activa y paga de clases: Cuando el cliente tiene una membresía activa y con pagos registrados que incluya acceso a clases
  • Período de gracia de pago: Cuando tiene una membresía activa sin pagos registrados pero creada hace menos de 7 días
  • Inscripción permanente: Cuando un administrador inscribe al cliente en una clase específica marcando la opción de "inscripción permanente"

Verificaciones del sistema

Al momento de registrar a un cliente en una clase, el sistema verifica automáticamente:

  • Que la membresía esté activa (no vencida)
  • Que tenga un pago registrado o esté dentro del período de gracia de 7 días
  • Que el tipo de membresía permita acceso a clases
  • Que haya cupo disponible en la clase seleccionada

Inscripción de Clientes a Clases

Para inscribir a un cliente en una clase:

  1. Seleccione la clase deseada de la lista
  2. Haga clic en "Inscribir cliente"
  3. Seleccione el cliente del listado
  4. Haga clic en "Confirmar Inscripción"

Nota: Puede inscribir a un cliente en una clase sin tener membresía de clases marcando la casilla de "inscripción permanente" (por ejemplo para que un cliente pruebe una clase determinada).

Baja Automática por Cambio de Membresía

El sistema gestiona automáticamente las inscripciones cuando un cliente renueva su membresía con un tipo diferente que afecta su acceso a clases:

Baja Automática: Cuando un cliente renueva su membresía y el nuevo tipo no incluye acceso a las clases en las que está inscripto, el sistema lo dará de baja automáticamente de esas clases.

Casos en los que se produce la baja automática:

  • De Completa a Solo Musculación: Cliente con acceso a todas las clases renueva con membresía de solo musculación
  • De Clases Generales a Clase Específica: Cliente con acceso a todas las clases renueva con membresía de una clase específica diferente
  • De Clase Específica a Solo Musculación: Cliente con acceso a una clase específica renueva con membresía sin acceso a clases
  • Cambio entre Clases Específicas: Cliente cambia de una clase específica a otra clase específica diferente

¿Qué sucede durante la baja automática?

  1. El sistema verifica el nuevo tipo de membresía del cliente
  2. Compara los permisos de acceso a clases
  3. Da de baja al cliente de las clases incompatibles con la nueva membresía
  4. Conserva las inscripciones a clases que siguen siendo compatibles (si las hay)
  5. El cliente puede ver estos cambios reflejados inmediatamente en su dashboard

Importante para administradores: Siempre comunique al cliente estos cambios automáticos al momento de procesar la renovación de membresía. Si el cliente desea mantener acceso a sus clases actuales, considere ofrecerle un tipo de membresía que incluya esos accesos.

Control de Asistencias

Para registrar la asistencia a una clase:

  1. Acceda a "Ver alumnos"
  2. En la lista de clientes inscriptos, utilice los botones "Presente" o "Ausente" para cada cliente
  3. El sistema guardará automáticamente las asistencias registradas

Nota: Los clientes pueden cancelar su inscripción a una clase hasta 24 horas antes del horario programado. Después de ese límite, la cancelación solo puede ser realizada por un administrador o entrenador.

Historial de Asistencias

Para ver el historial de asistencias o inasistencias de un cliente específico:

  1. Acceda al perfil detallado del cliente
  2. Vaya a la sección "Historial de Asistencias"
  3. Podrá visualizar todas las asistencias registradas, con fecha, clase y estado (presente/ausente)

Control de Acceso y Asistencias

Acceso por QR

El sistema permite controlar el acceso al gimnasio mediante códigos QR personalizados para cada cliente o de forma manual buscando al cliente activando el botón (toggle) que se encuentra arriba de la imagen de la cámara:

Para administradores/entrenadores (control de acceso):

  1. Seleccione "Escanear QR para ingreso" en borde superior derecho
  2. Utilice la cámara del dispositivo para escanear el código QR del cliente
  3. El sistema verificará automáticamente si el cliente tiene una membresía activa
  4. Se mostrará la información del cliente y se registrará su ingreso

Para clientes (mostrar su QR):

  1. Acceda a su dashboard personal
  2. El código QR personal se muestra en la pantalla principal
  3. Presente este código al personal del gimnasio para registrar su ingreso

Nota: El código QR es único para cada cliente y no puede ser compartido. El sistema detectará intentos de uso múltiple del mismo código en un período corto de tiempo.

Nota: También se puede registrar el ingreso de forma manual, ingresando a "Escanear QR para ingreso" y luego activando el botón (toggle) que se encuentra arriba de la imagen de la cámara.

Control de Asistencia a Musculación

Para registrar la asistencia a las áreas de musculación (sin clase específica):

  1. Escanee el código QR del cliente como se describió anteriormente
  2. El sistema verificará automáticamente que el cliente tenga acceso a musculación
  3. Confirme el ingreso

Reportes de Ingresos

Para ver los ingresos de cada cliente (solo administradores):

  1. Acceda a la sección "Clientes" desde el menú lateral
  2. Seleccione "Ver detalle" del cliente
  3. En la sección "Historial de Ingresos" encontrarán los ingresos del cliente con día y hora

Nota: En el Dashboard se encontrará un botón para poder ver todos los ingresos diarios. Puede seleccionar cualquier fecha para ver los ingresos específicos de ese día.

Gestión de Rutinas

Plantillas de Rutinas

El sistema permite crear plantillas (Templates) de rutinas que pueden ser asignadas a múltiples clientes:

Crear plantilla de rutina:

  1. Acceda a la sección "Rutinas" desde el menú lateral
  2. Seleccione la pestaña "Templates"
  3. Haga clic en "Nueva Template"
  4. Complete el formulario:
    • Nombre de la rutina
    • Nivel (Principiante, Intermedio, Avanzado)
    • Categoria (Fuerza, Cardio, Flexibilidad)
    • Descripción detallada de la rutina
    • Imagen de referencia (opcional). Pegar la URL de la imagen
  5. Haga clic en "Guardar"

Asignar Rutina a Cliente

Para asignar una rutina a un cliente específico:

  1. En la sección "Rutinas", seleccione la pestaña "Rutinas Asignadas"
  2. Haga clic en "Asignar Templates"
  3. Seleccione el Templates de rutina deseada
  4. Seleccione el cliente al que desea asignar la rutina
  5. Haga clic en "Guardar"

Nota: Los clientes pueden acceder a sus rutinas asignadas desde su dashboard personal. Pueden visualizar los detalles pero no pueden modificarlos.

Calculadora de Ritmos

Descripción General

La Calculadora de Ritmos es una herramienta avanzada para entrenadores y clientes, que permite calcular zonas de entrenamiento personalizadas basadas en diferentes parámetros como VAM (Velocidad Aeróbica Máxima), frecuencia cardíaca y tiempos de carrera.

Funcionalidades Principales

  • Conversor de ritmo (min:seg/km) a velocidad (km/h)
  • Cálculo de zonas de entrenamiento basadas en test VAM o test de 10 km
  • Estimación de ritmos de carrera para cada zona de entrenamiento
  • Personalización basada en frecuencia cardíaca máxima y de reposo

Uso del Conversor de Ritmo a Velocidad

Esta función permite convertir un ritmo de carrera expresado en minutos y segundos por kilómetro a velocidad en kilómetros por hora:

  1. Introduzca un ritmo en el formato "M:SS" (por ejemplo, "3:35" para 3 minutos y 35 segundos por kilómetro)
  2. El sistema calculará automáticamente la velocidad equivalente en km/h
  3. Este valor puede ser utilizado como entrada para el test VAM

Calculadora de Zonas de Entrenamiento

Para calcular sus zonas personalizadas de entrenamiento:

Usando el Test VAM:

  1. Seleccione "Test VAM" en el menú desplegable
  2. Introduzca su velocidad aeróbica máxima en km/h (por ejemplo, "15.5")
  3. Opcionalmente, introduzca su frecuencia cardíaca máxima (en pulsaciones por minuto)
  4. Si lo desea, también puede introducir su frecuencia cardíaca en reposo para cálculos más precisos
  5. Haga clic en el botón "Calcular Zonas"

Usando el Test de 10 km:

  1. Seleccione "Test 10km" en el menú desplegable
  2. Introduzca su tiempo para completar 10 km en formato HH:MM:SS (por ejemplo, "00:45:00" para 45 minutos)
  3. Opcionalmente, introduzca su frecuencia cardíaca máxima y de reposo
  4. Haga clic en el botón "Calcular Zonas"

Nota: Las zonas R4, R5 y R6 no muestran valores de frecuencia cardíaca ni VO2max porque corresponden a esfuerzos anaeróbicos que superan el 100% del consumo máximo de oxígeno.

Interpretación de Resultados

Una vez calculadas las zonas, el sistema mostrará una tabla detallada con:

  • Nombre y abreviatura de cada zona de entrenamiento (R0 a R6)
  • Objetivo fisiológico de cada zona
  • Ritmo estimado de carrera para cada zona (min:seg/km)
  • Rangos de frecuencia cardíaca para cada zona (si se ingresaron los datos de FC)
  • Porcentajes estimados de VO2max para cada zona

Aplicaciones Prácticas

Esta herramienta es especialmente útil para:

  • Entrenadores que desean prescribir entrenamientos precisos a sus deportistas
  • Corredores que quieren controlar la intensidad de sus sesiones de entrenamiento
  • Planificación de entrenamientos por zonas de intensidad
  • Conversión rápida entre diferentes métricas de ritmo para deportes de resistencia

Importante: Los cálculos proporcionados son estimaciones basadas en modelos fisiológicos estándar. Los resultados pueden variar según condiciones individuales como edad, nivel de entrenamiento, altitud, temperatura y otros factores.

Gestión de Productos y Ventas

Catálogo de Productos

El sistema permite gestionar la venta de productos como bebidas y suplementos. Para acceder, haga clic en "Productos" en el menú lateral.

Agregar nuevo producto:

  1. Haga clic en el botón "Nuevo Producto"
  2. Complete el formulario con los datos del producto:
    • Nombre
    • Descripción
    • Precio de venta
    • Categoría (Bebidas, Suplementos, etc.)
    • Stock inicial
    • URL de la imagen (opcional)
  3. Haga clic en "Guardar"

Registrar Venta

Para registrar la venta de un producto:

  1. En el listado de productos, localice el producto deseado
  2. Haga clic en el botón "Vender"
  3. Seleccione el cliente que realiza la compra
  4. Indique la cantidad a vender
  5. Seleccione el método de pago
  6. Haga clic en "Confirmar Venta"

El sistema actualizará automáticamente el stock del producto y registrará el ingreso en caja.

Reponer Stock

Para registrar la reposición de stock de un producto:

  1. En el listado de productos, localice el producto deseado
  2. Haga clic en el botón "Reponer Stock"
  3. Ingrese la cantidad adquirida
  4. Ingrese el precio de compra (para cálculos de ganancias)
  5. Indique el proveedor (opcional)
  6. Haga clic en "Confirmar"

Historial de Ventas

Para ver el historial completo de ventas:

  1. Acceda a la sección "Ventas" desde el menú lateral
  2. Puede filtrar por:
    • Rango de fechas
    • Producto específico
    • Cliente
    • Método de pago
  3. El sistema mostrará todas las ventas que coincidan con los filtros aplicados

Nota: Al cargar un nuevo producto el stock debe ser 0 (cero) y luego presionar en reponer para cargar el stock y que el costo figure en la caja.

Seguimientos y Mediciones

Registro de Mediciones

El sistema permite realizar un seguimiento detallado de las mediciones físicas de los clientes:

Registrar nueva medición:

  1. Acceda a la sección "Seguimientos" desde el menú lateral
  2. Seleccione el cliente de la lista desplegable
  3. Haga clic en "Nuevo Seguimiento"
  4. Complete el formulario con las mediciones:
    • Fecha (por defecto, la fecha actual)
    • Peso (kg)
    • Altura (cm)
    • Observaciones adicionales
  5. El sistema calculará automáticamente el IMC (Índice de Masa Corporal)
  6. Haga clic en "Guardar"

Visualización de Progreso

Para visualizar el progreso de un cliente en el tiempo:

  1. Seleccione el cliente de la lista desplegable
  2. El sistema mostrará automáticamente un gráfico con la evolución del peso e IMC en el tiempo
  3. Debajo del gráfico se muestra una tabla con todas las mediciones registradas

Los clientes también pueden visualizar su propio progreso desde su dashboard personal.

Control de Caja

Ingresos y Egresos

El módulo de Caja permite gestionar todos los movimientos financieros del gimnasio. Para acceder, haga clic en "Caja" en el menú lateral (solo disponible para administradores).

Reportes Financieros

El sistema proporciona diferentes reportes financieros:

Reporte diario:

Muestra todos los ingresos y egresos de un día específico, con el balance final.

Reporte mensual:

Proporciona un resumen de los ingresos y egresos agrupados por categoría para un mes seleccionado.

Reporte anual:

Muestra la evolución de ingresos y egresos a lo largo de los meses de un año seleccionado.

Cierre de Caja

Para realizar el cierre de caja diario:

  1. En la sección "Caja", vea el monto total diario
  2. El sistema mostrará un resumen de todos los movimientos del día
  3. Verifique que el balance calculado coincida con el efectivo físico

Acceso desde Dispositivos Móviles

Aplicación Web Responsive

About a Gym es una aplicación web totalmente responsive, lo que significa que puede acceder desde cualquier dispositivo (computadora, tablet o smartphone) con una experiencia optimizada según el tamaño de pantalla.

Instalar como Aplicación

Puede instalar About a Gym como una aplicación en su dispositivo móvil para acceder más rápidamente:

En Android:

  1. Abra el sistema en su navegador Chrome
  2. Toque el ícono de menú (tres puntos) en la esquina superior derecha
  3. Seleccione "Añadir a pantalla de inicio"
  4. Confirme la acción
  5. Ahora verá un ícono de About a Gym en su pantalla de inicio, que abrirá la aplicación sin la interfaz del navegador

En iOS:

  1. Abra el sistema en Safari
  2. Toque el ícono de compartir (cuadrado con flecha hacia arriba)
  3. Seleccione "Añadir a pantalla de inicio"
  4. Confirme la acción
  5. Ahora verá un ícono de About a Gym en su pantalla de inicio, que abrirá la aplicación sin la interfaz del navegador

Recomendación: Para el control de acceso mediante QR, es recomendable utilizar un dispositivo con cámara (tablet o smartphone) ubicado en la entrada del gimnasio.

Preguntas Frecuentes

Preguntas Generales

¿Qué hago si olvidé mi contraseña?

En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en "¿Olvidó su contraseña?" e ingrese su correo electrónico. Recibirá instrucciones para restablecerla.

¿Puedo acceder al sistema desde cualquier dispositivo?

Sí, el sistema es completamente responsive y puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet (computadora, tablet, smartphone).

¿Los datos están seguros?

Sí, todos los datos se almacenan de forma segura y se realizan backups automáticos periódicamente. Además, las contraseñas están encriptadas.

Preguntas sobre Membresías

¿Qué sucede cuando vence una membresía?

El sistema tiene un período de gracia de 7 días después del vencimiento, durante el cual el cliente sigues inscripto en las clases. Después de este período, las inscripciones en las clases se darán de baja automáticamente.

Preguntas sobre Clases

¿Cómo se controla la asistencia a clases?

El entrenador a cargo puede registrar la asistencia accediendo a los detalles de la clase y marcando a cada cliente como "Presente" o "Ausente".

¿Los clientes pueden cancelar su inscripción a una clase?

Sí, los clientes pueden cancelar su inscripción hasta 24 horas antes del horario programado. Después de ese límite, la cancelación solo puede ser realizada por un administrador o entrenador.

Preguntas Técnicas

¿Qué hago si el sistema se queda cargando?

Intente refrescar la página (F5). Si el problema persiste, verifique su conexión a internet. Si aún no se resuelve, contacte al soporte técnico.

¿Cómo puedo exportar datos del sistema?

Varios módulos (como Reportes, Clientes, Membresías) tienen la opción de exportar datos en formato Excel. Busque el botón "Exportar" en el Dashboard.

¿El sistema está disponible sin conexión a internet?

No, About a Gym requiere conexión a internet para funcionar correctamente, ya que es una aplicación web que necesita comunicarse con el servidor.

¿Cómo puedo ver cuándo se registró un cliente específico?

Existen dos formas de verificar esta información:

  1. En el Dashboard de Administrador, utilice el panel de "Clientes Creados" y filtre por un rango de fechas que considere puede incluir la fecha de registro del cliente.
  2. Al visualizar el detalle del cliente, en la información personal podrá ver la fecha de creación de la cuenta.

Preguntas sobre Múltiples Membresías

¿Un cliente puede tener varias membresías activas al mismo tiempo?

Sí, el sistema permite que un cliente tenga múltiples membresías activas simultáneamente. Cada membresía puede tener diferentes tipos de acceso y fechas de vencimiento independientes.

¿Qué pasa si tengo una membresía de clases y renuevo con una de solo musculación?

El sistema automáticamente dará de baja al cliente de todas las clases en las que estaba inscripto, ya que la nueva membresía no incluye acceso a clases. Esta acción es irreversible y se ejecuta inmediatamente al crear la nueva membresía.

¿Cómo funciona el acceso cuando un cliente tiene múltiples membresías?

El cliente tendrá acceso a todos los servicios que cubran cualquiera de sus membresías activas. Por ejemplo, si tiene una membresía de musculación y otra de clases, podrá acceder tanto a musculación como a clases grupales.

¿Dónde puede ver el cliente todas sus membresías activas?

En el dashboard del cliente se muestran todas sus membresías activas con sus respectivos detalles: tipo, fecha de expiración, estado y permisos. También se muestra un resumen de los accesos combinados disponibles.

¿El código QR funciona con múltiples membresías?

Sí, al escanear el código QR del cliente se muestra información completa de todas sus membresías activas, incluyendo fechas de expiración y un resumen de todos los accesos disponibles.